Enterprise Content Management

Die integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z. B. automatisierte Workflows, helfen den Benutzern besser zusammenzuarbeiten. Sie können nämlich Dokumente in besser strukturierter Weise erstellen, überarbeiten und genehmigen. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr ausschließlich E-Mail für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwenden. Mitarbeiter im Außeneinsatz können diese Dokumente auch offline verwenden, wenn sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.

• Schaffen von Konformität und Erfüllen gesetzlicher Anforderungen
Funktionen für die Datensatzverwaltung, mit denen Organisationen die Möglichkeit gewinnen, geschäftliche Unterlagen in ihrem endgültigen Zustand zu speichern und zu schützen. Mithilfe der für diese Datensätze geltenden Ablaufrichtlinien lässt sich sicherstellen, dass die Datensätze über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden und den Bestimmungen der entsprechenden Gesetze und Unternehmensrichtlinien entsprechen. Auf diese Weise wird das Risiko für Unternehmen reduziert. Überwachungsprotokolle ermöglichen den Nachweis gegenüber der internen Revision und externen Prüfern, dass die Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt wurden. Bestimmte Datensätze, die für gesetzliche Zwecke benötigt werden, können mit Sperren versehen werden, damit sie nicht zerstört werden.

• Optimieren von Geschäftsprozessen 
Denn sie erhalten die Tools und die Plattform zum Automatisieren der Aufgaben innerhalb dieser Prozesse. Lösungen für elektronische Formulare bilden die Grundlage zum Sammeln und Validieren der Eingangsdaten für diese Geschäftsprozesse über die Grenzen von Websites und Mobilgeräten sowie der Programme von Microsoft Office System hinweg. Formulare müsse nur einmal erstellt werden, und mithilfe von Verwaltungstools kann die IT-Abteilung diese Formulare in einfacher Weise über mehrere Kanäle hinweg bereitstellen und überwachen.