Software und Hardware

Egal ob sich ein Unternehmen nun für ein Abfragesystem oder ein Produktivsystem, in das der Außendienstmitarbeiter auch Daten einpflegen kann entscheidet - Grundvoraussetzung für die Anbindung der Vertriebsmitarbeiter an die Zentrale ist das Vorhandensein der entsprechenden Hardware: Das können kleine Handheld-Computer (PDAs) sein, Laptops oder Mobiltelefone. Was sich banal anhört, entwickelt sich im realen Leben zum Problem.

Denn in nicht wenigen Unternehmen machen Internet-Agenturen, die im Firmenauftrag Konzepte für die Außendienstanbindung erstellen, die Erfahrung, dass die Hardware-Ausstattung der Vertriebsmitarbeiter so alt ist, dass sie    E-Business-Technologien überhaupt nicht unterstützt. Auch die Kommunikationsinfrastruktur muss bei den Vertretern vorhanden sein, also beispielsweise DSL-Anbindung, Standleitung, entsprechende Handy-Verträge oder Einsteckkarten zur Nutzung von W-LANs. Neben den Investitionen in entsprechende Software-Lösungen müssen Unternehmen also auch Investitionen in die Hardware-Ausstattung und Kommunikation mitkalkulieren.

Außerdem sollten die Unternehmen vor lauter Technikbegeisterung ein wesentliches Erfolgskriterium nicht vergessen, nämlich die eigenen Mitarbeiter. So mancher Vertreter ist mit der Bedienung eines Laptops oder eines PDA ohne entsprechende Schulung überfordert. Und Unternehmen, die gegenüber ihrem Außendienst nicht den konkreten Nutzwert der neuen Anwendung kommunizieren, werden sich mit dem Problem konfrontiert sehen, dass die externen Mitarbeiter die neuen Anforderungen eher als Mehraufwand und nicht als Arbeitserleichterung empfinden. Abhilfe schaffen hier Prämiensysteme, die zur Nutzung der neuen internetgestützten Lösungen motivieren. So könnten beispielsweise Versicherungsvertreter, die ihre Abschlüsse selbst online einpflegen, höhere Provisionen erhalten als wenn sie die Verträge an die Zentrale schicken. Denn immerhin ersparen sie der Zentrale dadurch Arbeit und damit auch Geld.

Auch Sicherheitsaspekte sollten bei Konzepten für die Außendienstanbindung via Internet nicht zu kurz kommen. Schließlich sind die webbasierten Datenleitungen von außen viel leichter angreifbar als dies die alten Telefon- und Faxverbindungen waren. Und Laptops oder PDAs, auf denen kostbare Unternehmensinformationen gespeichert sind, geraten viel leichter in unbefugte Hände als Firmen-PCs vor Ort.